نظام المشتريات
تصميم دورة المشتريات, الموافقة الإلكترونية, طلبات الشراء وجدولتها, عروض الاسعار وافضليتهم, موازنات شهرية, تقارير مشتريات اجمالية وتفصيلية
يمكنك إدارة عملية الشراء بكفاءة عالية وسهولة من خلال الاعتماد على نظام جروث حيث يساعدك على اختيار مصادر التوريد المناسبة مما يمكنك من الحصول على انسب الأسعار وشروط التوريد والسداد المناسبة لضمان التوريد في الوقت المناسب وبأقل تكلفة وبأعلى مستوى جودة , وبذلك يمكنك الحفاظ على إدارة مخزون مثالية لا تصل الى العجز ولا الزيادة و بالتالي يمكنك الحفاظ على عملائك من خلال الوفاء بالتزاماتك امامهم مما يحسن المركز التنافسي لمنشأتك.
المميزات والخصائص
نظام جروث يشمل على كل ما يتعلق بمهمة الشراء بدءاً من مرحلة التخطيط وحتى إتمام الخطوات الخاصة بمهمتي الفحص والاستلام والانتهاء من دفع عمليات التسديد المستحقة للموردين والمتعهدين من خلال التالي:
- إدارة فعالة لحسابات الموردين من خلال تقسيم الموردين لمجموعات رئيسية وفرعية ومن ثم تسجيل كافة بيانات الموردين الشخصية والمالية وبيانات التواصل وربط الحسابات و الرقم الضريبي و تحديد سقف الائتمان و أيام المديونية و كذلك تصنيف الموردين الى عدة فئات من خلال تحديد الفئة و النوع و القطاع و غيرها…
- إمكانية تحديد التسعيرة الخاصة بالمورد مثل تسعيرة الجملة او تسعيرة مخصصة
- إمكانية ارفاق جميع الوثائق الخاصة بالمورد
- إمكانية انشاء حقول إضافية للبيانات الأخرى للموردين حسب متطلبات المنشأة.
- امكانية تخصيص طريقة السداد للموردين (حسب الفاتورة / الأول فالأول)
حركة المشتريات:
- إمكانية انشاء عدة دورات مستنديه للمشتريات حسب نوع المشتريات حيث يمكن انشاء شاشات المشتريات لكل دورة (من خلال ميزة انشاء شاشات إضافية التي تم شرحها أعلاه) وتحديد تسلسلها والربط بينها والتأثيرات المالية والمخزنية ويمكن تحديد المخزن والاصناف الخاصة بكل دورة مستنديه وجميع الصلاحيات والمطبوعات والتقارير مما يرفع من كفاءة إدارة المشتريات.
- يساعدك نظام جروث على تخطيط المشتريات من خلال وضع موازنة تقديرية شهرية للمشتريات عن فترة تخطيطية مقبلة لتكون أداة تخطيط وضبط (رقابة) مع إمكانية اصدار أوامر الشراء اليا حسب الموازنة لهذه الفترة.
- يتيح النظام تسجيل طلبات الشراء من مختلف إدارات الشركة حسب الصلاحيات مع إمكانية الموافقة أو الرفض للطلبات وتوضيح الاسباب
- إمكانية تسجيل طلب عرض سعر مع إمكانية تحميل بياناته اليا من طلبات الشراء مما يوفر في الوقت والجهد.
- من خلال شاشة تحليل عروض الأسعار يمكنك الاحتفاظ بعروض الموردين لكل صنف وسعره والجودة وفترة التوريد وطريقة السداد والخصم والعملة مما يساعد على سهولة اختيار أفضل العروض ثم يقوم النظام بترحيل عروض الأسعار المختارة فقط اليا الى شاشة عروض أسعار مشتريات إمكانية الرجوع لجميع العروض المقدمة من الموردين.
- إمكانية انشاء رمز او رقم لعملية الشراء والذي سيرتبط بجميع مستندات عملية الشراء.
- يوفر النظام ميزة إمكانية الإصدار الالي لأوامر الشراء حسب احتياج المنشأة مثلا:حسب الموازنة التقديرية للمشتريات شهرية او لعدة أشهر – بكمية الأصناف التي تم صرفها في فترة محددة – الأصناف التي رصيدها اقل او يساوي الحد الأدنى – الأصناف التي رصيدها اقل او يساوي حد الطلب , وغيرها من الخيارات …
- إمكانية متابعة أوامر الشراء المفتوحة والكميات المتبقية لتوريد كمياتها.
- امكانية التأثير المخزني من مستند استلام مخزني او من فاتورة المشتريات مباشرة حسب احتياجات عمل المنشأة.
- إمكانية تسجيل فواتير الشراء وجميع بياناتها مع امكانية تحميلها اليا من أوامر الشراء
- إمكانية تحديد تاريخ استحقاق السداد في فاتورة الشراء لمتابعة السداد ومعرفة اعمار الديون.
- إمكانية سحب الأصناف من الاكسل الى فاتورة المشتريات لتوفير الوقت وتجنب الأخطاء.
- إمكانية تحديد عدة أنواع من الخصم (مبلغ/نسبة/حسب الصنف/حسب الفاتورة) في فاتورة الشراء.
- يقوم النظام باحتساب جميع الضرائب والضريبة المضافة.
- إمكانية ارفاق جميع الوثائق الخاصة بفاتورة الشراء.
- إمكانية التنبيه في حال اختلف سعر الشراء عن اخر سعر شراء
- إمكانية تسعير الأصناف في فاتورة المشتريات من خلال تعريف عدة تسعيرات للبيع وبعدة خيارات (يدويا / نسبة من التكلفة / نسبة من سعر الشراء وغيرها…)
- إمكانية التأثير المالي والمخزني واحتساب تكلفة الصنف مباشرة من فاتورة المشتريات.
- إمكانية تقسيط سداد فاتورة المشتريات من خلال تحديد دفع السداد وتواريخ استحقاق كل قسط مع إمكانية متابعة سداد الأقساط والمتبقي من كل قسط ووضع القسط مع إمكانية إعادة جدولة الأقساط للمبلغ المتبقي.
نظام الاعتمادات:
– يمكنك نظام جروث لإدارة الاعتمادات المستندية بكفاءة عالية من خلال ربط الاعتماد بجميع المصروفات الخاصة بعملية الشراء و الذي تم صرفها في أوقات مختلفة و ذلك بعد انشاء الاعتماد في دليل الاعتمادات.
– إمكانية تسجيل كافة بياناته في دليل شجري سهل و مرن وربطة بالحسابات ومن ثم عند تحرير فاتورة المشتريات يتم اختيار الاعتماد الخاص بها وبضغطة زر يقوم النظام بسحب جميع المصروفات المرتبطة بهذا الاعتماد الى فاتورة المشتريات اليا الى خانة المصاريف.
– إمكانية إضافة المصاريف في شاشة المشتريات مع تحديد طريقة التوزيع (كميات/ مبالغ)
– إمكانية إعادة احتساب تكلفة الأصناف اليا
– إمكانية تسجيل مردود مشتريات من نفس نوع فاتورة المشتريات
– يمكنك متابعة التغيرات في أسعار الشراء لصنف من خلال استعراض تقرير تغيرات أسعار الشراء حيث يوفر النظام إمكانية تحديث أسعار الشراء للأصناف يدويا او تحديثها اليا من اخر فاتورة شراء.
– من اهم التقارير حيث يوضح الكميات المعلقة او المسواة او الغير مسواة كليا من المستندات المرتبطة مثل (طلبات الشراء مع طلبات عروض الاسعار) او (اوامر الشراء مع الاستلام المخزني) او (اوامر الشراء مع فواتير المشتريات).
التكاملية مع أجزاء النظام:
التكامل التام لنظام إدارة المشتريات مع جميع أجزاء نظام جروث في كافة التأثيرات المالية والمخزنية والإدارية.
تقارير المشتريات:
– تقرير بيانات المرودين
– تقرير ارصدة الموردين يوضح اجمالي المشتريات الآجلة والتسديدات ونسبة التسديدات والمرتجعات والتسويات والرصيد المتبقي وسقف الائتمان.
– مشتريات حسب الصنف / الفاتورة / المورد.
– الاصناف واخر سعر شراء.
– اجمالي المشتريات حسب الصنف.
– تقرير اسعار الشراء والبيع والتكلفة للأصناف.
– تقرير مصاريف المشتريات يوضح جميع المصاريف لكل فاتورة مشتريات ونسبة المصرف من (اجمالي الفاتورة / صافي الفاتورة) مع اجمالي المصاريف.
– تغيرات اسعار الشراء
– تقرير متوسط المشتريات الشهرية
– تقرير مصاريف الاعتمادات مع إمكانية اظهار المقابل بالعملة المحلية (تفصيلي /إجمالي)
– تقرير اجمالي المشتريات حسب صنف مع اظهار القيمة والمصاريف
– تقرير صافي المشتريات والقيمة المضافة حيث يوضح اجمالي المشتريات (مبلغ وخصم وضريبة) والمردود (مبلغ وخصم وضريبة وفي الأخير يوضح صافي الضريبة) (اجمالي/ تفصيلي).